(Last Updated On: 2019年8月2日)

相信每一个品牌商对于展会都不陌生,有些做的比较好的大企业会有专门的负责人来统筹展会。但是很多初创型公司基本都是一人身兼数职。所以,即便是参加展会,也可能是其他岗位上调派过来临时上岗负责的。那么这个时候就有必要了解一下如何去筹备一场线下展会了。

首先,我们需要了解一下展会的定义以及展会的类型。

百度百科给出的定义是为了展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌而进行的一种宣传活动。笔者想对此进行补充一下。 按照展会的类型去划分的话,有一些展会就是纯粹的交易会,还有促销会,并不是以宣传为目的或者核心,不是一种宣传活动,而是一种交易活动。

所以笔者这里想把定义补充为以下: 展会指为了给商家提供展示产品和技术,拓展渠道,促进销售,传播品牌而进行的一种营销活动。(有宣传,有销售。宣传的最终目的也还是为了销售。)

知道了以上定义,我们需要了解展会的类型有哪些。一般情况下,国内的展会都是直接跟主办方进行沟通联系的,相对比较便捷。而国外的展会一般都是跟代理商去沟通,直接跟主办方沟通的不多,但也会涉及。由于距离跟语言的差异,那么海外的展会相对来说在筹备过程中就要比国内展会复杂。今天,我们就来了解一下,海外的展会类型有哪些,应该如何筹备。

海外展会类型,从规模上划分大致可以概括为以下三种:

1. 国际性大展会,时长较久:例如:美国CES展,德国慕尼黑High-end音响展,香港春季电子展,巴塞罗那世界移动通信大会MWC等等。这种展会一般会分为光地,72平, 36平,24平,还有标准摊位18平以及9平。当然,特别大的展会也会有更大面积的光地摊位。

2. 区域性质小展会:比如:乌克兰CEE Spring, 俄罗斯消费电子展等。此类型的展会,因为规模比较小,一般只针对当地参展商,此时,多以标准摊位为主,光地较少,也不会有特大面积的摊位。

3. 小型路演:基本每个国家都会有路演活动。路演不是在路边摆摊的意思。而是一场以销售为目的的,以小摊位形式的将各参展商聚集起来的小型活动。路演一般针对代理商比较多,主要以售卖为主,摊位一般较小,大部分是标配桌子,摊位。

不管是多大规模的展会,我们首先要明确企业参加当前展会的目的。
为了发布新品,为了维持品牌形象,为了结识更多的渠道商等。

展会的流程一般分为:

笔者根据展会的流程,将展会分为3个部分:展前,展中和展后。

一. 海外展会前准备

如上图,展前又分为以下几个部分:

前期筹备:我们可以将一场展会作为一个项目来跑。有统筹展会的负责人,但是一场完整的展会也需要其他部门的协助,所以就会设计到项目其他成员的沟通和分工。因此,我们需要先做一个项目清单。

此份项目清单要包含:项目阶段,项目名称,项目内容,完成时间,负责人,备注。

除了项目清单,我们还需要准备:

展会项目启动会议:确定参展,以及展会面积,展会位置,展会主题,主推产品,参展人员等。

费用预算:包括:展位费,搭建费,交通和食宿费,签证费,其他需采购费用(一般海外展会都需要租赁wifi上网设备);

展会主题:确定主推产品,确定展会的主题相当于确定此次展会的目的,例如,是否有主要推的新品,可以借机做新品发布;是否有主推的新技术?可以借机炒起噱头等;

搭建方案确定:根据公司的产品以及对展会的要求,预算以及展馆的平面图,展会的位置,可以联系几家不同的展会搭建公司出设计方案,然后分别让他们报价,最终几家修改比较之后确定搭建方案;

签证:一般签证要提前准备,港澳的展会要提前准备通行证和签注;

P. S:很多海外的展会是可以申请展会补贴的。一定要注意展前跟主办方沟通好,有些资料是在展前的时候就要保存好的。

设计相关:邀请函设计,背景墙设计,易拉宝设计,价格牌设计,产品宣传手册(产品目录折页等 ),其他一切有关设计的都可以归为这一类,且注意时间相应要早点准备,有些可能涉及物料的设计的需要提前安排制作。

其次是展品相关:包括,参展产品申请,检测,物料准备,打包运输等。建议可以带一些U盘提前拷贝好相关资料,展会现场遇到比较优质的客户可以赠送,客户回去直接可以拿到需要相关信息。

多啰嗦一句,参展产品要有参展产品清单,物料要有物料清单!

项目相关:指的是展会筹备项目进度需要召开项目进展会议以确保每个事项都是按照计划进行的,以放有疏漏或者意外,需提前准备。

邀请函相关:参加展会,销售人员需要邀约客户,市场人员需要邀约媒体到场,此时就需要发邀请函,一般海外展会最好都发布3次,展会前一个半月或者两个月的时候一次,展会前一个月一次,临到展会跟前一个星期再发布一次。有些较远的客户需要提前准备签证安排时间等,所以需要提前发,但有些近的可能到跟前的时候忘记了或者有些临时调整了时间,所以需要再次提醒。另外,官网及社交媒体也要同步发布邀请函及展会相关信息。

市场考察:去一次海外展会劳民伤财距离遥远,坐一次飞机不容易,你如果只是去参加个展会就有点亏了。可以趁参加展会的时候将当地及周边市场考察一下,去到当地渠道了解的信息要比网上来得更真实。定好自己考察的时间计划,提前安排交通住宿等会比较便宜。

布展:展前最后一步就是到了临开展前这一两天的布展时间。一定记得要提前去催搭建商搭建进度!提前催搭建商搭建进度!提前催搭建商搭建进度!重要的事情说三遍。你会发现同一个搭建商在同一场展会可能会有20个展位要搭建,如果你不催进度,他们就优先去别的位置搭建,你的展位可能就只分配几个人干活磨蹭!到最后会在匆匆忙忙中仓促收工,搭建效果可想而知,并且也会出现很多错误和细节问题。所以,一定要有人跟着搭建商!

一定要记得提前核查所需物料及新品开发的节奏,有些物料不足且制作交期较长的需要提前规划;重要的新品最好在展会的时候全部都能在现场,哪怕只有1-2个样品;客户信息登记的本子一定要有。

二. 海外展会展中注意事项

最复杂的部分其实是在展前,最忙的部分是在展中。到了开展的时候你会发现有时候你连吃饭的时间都没有。展会现场很多人,但是去国外参展的企业一般不会去很多人,这样现场可以接待客户以及其他事项处理的人就非常少,基本都是轮流上厕所,轮流吃饭的。人少了甚至连吃饭都顾不得。所以,一定要提前计划好,客户接待,媒体接待最好都错开时间,不要都撞了。另外,除了这些,还要有后勤,当然一般都是其他人接待客户的时候你负责后勤,你接待客户的时候其他人负责后勤,后勤一般都是整理展品,端茶倒水,主办方对接这些;

另外就是现场实时素材!切记,你参加这场展会不只是去到现场就完了,还要利用一切机会拍照,拍视频,用于后期的宣传素材!另外,展中的时候要安排专人进行展中帖子报道。可以是国内的其他同事。

这里温馨提示一下:现场你会接待很多客户,也会搜集到很多名片,一定要记得交换完名片之后最好能马上加个SNS好友,然后拍张合照,加完好友将2人合照以及名片发给对方先介绍一下自己。要不然,你接待那么多客户可能会弄混,而那些逛展的,见的人更多,可能一转眼他就把你忘记了。所以一定要记得留个证明到时候可以提示一下,也不至于后期联系的时候对不上号就尴尬了。

另外,最好在接待客户之后遇到的问题马上随手记在本子上或者手机记一下,展会结束后可以总结反馈。

三. 海外展会展后工作

展后几点重要的就是 撤展, 展后新闻发布,展品核对归还;客户资料整理,媒体资料整理,展会总结。

记得参加展会的目的不只是给到现场的人去展示品牌的产品,更主要的是给那些没有到现场的观众看,此次展会多么成功,品牌多么受欢迎,XXX产品备受好评等等,要拍摄比较好的照片和视频用来展会之后发新闻给那些没有参加展会的人看,让他们加深对品牌方的了解,同时也是为了再营销的一个话题。

切记客户资料整理是重中之重。客户资料就是你此次参加展会的收获,会马上或者后续给你带来销售额的,一定要优先整理。但一定不要马上就发邮件。原因是,你撤展回来国内了,不代表客户就一定回到了,你回来参展很累休息一下,客户也需要休息一下。你马上发了邮件别人也没时间看,反而可能会沉到下面容易被忽视。最好是在展会结束一个星期左右的时间去联系,这样不至于太早,也不至于太晚忘记。

媒体资料整理:对于市场人员来说,媒体就是此次展会的收获。将展会现场接触到的媒体全部整理出来,切记在自己的展后新闻素材准备好之后开始联系媒体。跟对方打招呼的联系顺便让媒体帮忙转载新闻,以增加品牌的曝光度。

本文由Deal说同系博客团队区域坛供稿,区域坛博客聚焦品牌渠道推广和渠道客户管理,用最低的预算,实现最高的业绩。欢迎关注其公众号(公众号名称:跟我学推广)

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